Masih dipandang sebelah mata pentingnya arsip maupun pengelolaan arsip khususnya arsip elektronik membuat Kantor Arsip Daerah dan Perpustakaan Kota Malang menggelar Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip pada Rabu, 10/2 di Hotel Trio 2 Kota Malang.
Kegiatan yang dibuka secara langsung oleh Asisten Administrasi Umum Pemerintah Kota Malang Yudhi K Ismawardhi ini menghadirkan Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya sekaligus Tim Unit Kearsipan Universitas Brawijaya Muhammad Rosyihan Hendrawan, SIP., M. Hum.
Dalam sambutannya Yudhi mengatakan bahwa dengan pengarsipan elektronik yang sesuai standar maka akan tercipta keseimbangan antara freedom of information, free flow of information, dengan tanpa menghilangkan perlindungan data, perlindungan kerahasian pribadi, badan publik maupun kerahasiaan negara sehingga terwujud tata pemerintahan yang
Pada acara ini, Hendrawan mempresentasikan tentang manajemen arsip elektronik di lingkungan pemerintah. Dipaparkan, Indonesia kini mendukung arsip elektronik sebagai bukti yang sah dalam peradilan dengan adanya UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Maka dari hal tersebut dapat ditarik kesimpulan akan pentingnya manajemen arsip elektronik sebagai upaya pengembangan bentuk dukungan terhadap pelaksanaan akuntabilitas pemerintah terkait peraturan-peraturan yang berlaku.
Hendrawan menyatakan bahwa selain utuh dan akurat, arsip elektronik harus memiliki tiga karakteristik utama yaitu konten atau isi, konteks, dan struktur. Menurut Hendrawan, arsip elektronik disebut juga arsip media baru yang mana mendukung nilai-nilai inti arsip itu sendiri seperti nilai administratif, hukum, keuangan, pendidikan, penelitian dan dokumentasi.
Hendrawan menambahkan bahwa dalam mengimplementasikan sistem informasi kearsipan, hendaknya didasari oleh kebutuhan pengguna, arsiparis, dan kebijakan lembaga.
Kegiatan yang diikuti oleh kurang lebih 102 orang yang berasal dari SKPD, badan kecamatan, kelurahan, dan juga undangan lainnya ini juga merupakan rangkaian sosialisasi UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Selain memberikan pembekalan materi, peserta Bimtek kearsipan inipun juga diberikan pelatihan secara praktis pengelolaan arsip yang baku.
Tim Liputan:
Artikel/Foto: Muhammad Rosyihan Hendrawan
