Pada tanggal 24 September 2014, bertempat di Ruang Labortorium Pengembangan Organisasi dan Manajemen Publik, Gedung B Lantai 6 Fakultas Ilmu Administrasi Brawijaya mengadakan Diskusi Rutin dengan tema pembahasanan Metode Analisis Jabatan dan Beban Kerja. Bertindak sebagai pembicara dalam diskusi adalah Khalifal Amri, Publik 2012 yang merupakanstaff dari divisi keilmuan pada Laboratorium Pengembangan Organisasi dan Manajemen Publik. Dalam diskusi tersebut dibantu oleh Iman, Publik 2012 dalam menjelaskan penerapan anlisis Jabatan dan Beban Kerja.

Dalam presentasinya, pembicara menguraikan tentang konsep, tujuan, manfaat dan penerapan dari metode analisis jabatan dan beban kerja itu sendiri. Dijelaskan bahwa yang menjadi perhation pokok pada metode analisis jabatan dan beban kerja ini adalah informasi mengenai suatu jabatan tertentu.

• Analisis jabatan digunakan sebagai salah satu metode untuk memperolah informasi yang detail dari suatu jabatan tertentu. Peraturan bersama Menteri PAN dan RB Menteri dalam negeri , dan menteri keuangan Nomor : 02/SPB/M-RB/8/2011/800-632 Tahun 2011 Tanggal : 24 Agustus 2011
• Pasal 3 Ayat (1) “ Dalam masa penundaan dilakukan perhitungan jumlah kebutuhan pegawai negeri sipil yang tepat berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja “
• Pasal 6 “ Instansi Pusat dan daerah selain menghitung jumlah kebutuhan PNS juga menyusun proyeksi kebutuhan PNS selama 5 ( lima ) tahun kedepan

Job Description dari Analisis Jabatan adalah adanya orang dengan kemampuan yang baik yang dipekerjakan dan kemampuannya sudah diakui atau profesional. Tujuan dari Analisis Jabatan sendiri adalah untuk pengembangan karir pada masing-masing individu yang didalamnya terdapat program kerja dari ketua umum mengenai penyelesaian program tersebut yang memiliki hubungan dengan beban kerja.

Berikut adalah beberapa manfaat dari Analisis Jabatan :

1. Analisis Jabatan dapat dimanfaatkan dalam hal recruitmen.
2. Analisis Jabatan juga dapat bermanfaat dalam klarifikasi suatu jabatan yang kemudian klarifikasi jabatan tersebut dapat menghasilkan suatu Deskripsi Pekerjaan (Job Description) yang kemudian dapat bermuara pada dihasilkannya Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesification).

Dalam hal ini dapat dua hal yang dibahas.

1. Organisasi dalapam upaya untuk mencapai tujuan.
2. Tujuan (yakni orang-orang yang didalmanya memiliki tujuan tertentu) yang kemudian berupaya untuk mencapai Organanisasi.

Standar Kemampuan Rata-Rata

      Norma waktu

      Norma waktu adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satuan waktu, dalam perhitungannya digunakan rumus :

      Norma waktu = orang x Waktu

                                              Hasil

    Contoh : Operator komputer dalam waktu 60 detik dapat menghasilkan beberapa lembar ketikan, misalnya 6 lembar ketikan

Norma Hasil

      Norma Hasil adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu beberapa lama, Dalam penghitungannya digunakan rumus :

      Norma Hasil =              Hasil

                                          Orang x waktu

    Contoh :

      Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu 60 menit

Singkatnya dari kedua hal ini adalah mengenai Organisasi untuk Tujuan atau Tujuan untuk Organisasi. Sehingga dalam hal ini adalah untuk memahami yang perlu di kaji orang-orang atau suatu organisasi. Tujuannya tidak lain adalah untu mengimplimentasikan “Right Man on The Right Place on The Right Time.”

Intii dari Analisis Kerja (Work Analysis) sendiri atas tiga (3) yaitu :

1. Job Analysis
2. Job Description
3. Job Spesification

• Tujuan

      Meningkatkan kualitas perencanaan, penyusunan formasi, dan penempatan pegawai.

• Dasar Hukum
  • Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor : 43 Tahun 1999;
  • Peraturan Pemerintah Nomor: 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor: 54 Tahun 2003;
  • Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/61/M.PAN/6/ 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan;
  • Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/ 2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil.

Metode yang digunakan dalam menganilisi suatu analisis kerja dapat ditempuh dengan dua cara yaitu (1) Wawanara, (2) Instrumen. Manfaat yang lebih jelas dari metode analisis ini adalah :

1. Menguraikan suatu
2. Mengetahui prestasi kerja
3. Melihat Keberhasilan Kerja
4. Menggambarkan Usaha (Progres)

Catatan : Indikator berbeda tergantung pada jabatan.

Dalam suatu beban kerja terdapat 7 jenis didalamnya, antara lain :

1. Beban Kerja
2. Hari Kerja Efektif

Menurut Keppres xx, Beban Kerja Efektif adalah 5-6 jam.

3. Jam Kerja Formal
4. Jam Kerja Efektif
5. Standar Penyelesaian
6. Standar Efektifitas Kerja