Online International Guest Lecture: Corporate Memory: The Development and Strategic Roles of Records and Information Management in Business and Public Sector Organizations
Hari kedua kegiatan 3 in 1 Program tahun 2020 Visiting Professor and Professional Program Studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi, Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya diikuti oleh sekitar 190 audiens, baik itu mahasiswa dan dosen, melalui platform Zoom dan Youtube live pada hari Selasa, 6 Oktober 2020. Tema hari kedua ini adalah Corporate Memory: The Development and Strategic Roles of Records and Information Management in Business and Public Sector Organizations yang berfokus pada manajemen rekod di dalam sebuah organisasi publik maupun bisnis.
Pada rangkaian hari kedua ini materi disampaikan oleh 3 pemateri. Pemateri pertama adalah Dosen Profesor/Senior (tamu) Assoc. Prof. Wan Satirah Wan Mohd Saman Ph.D yang berasal dari University Teknologi Mara (UiTM) Malaysia. Pemateri kedua adalah Dosen Praktisi yakni Bapak Abdul Cholil selaku Ketua P3RI. Pemateri ketiga berasal dari Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi FIA UB yaitu Assoc. Prof. Dr. Muhammad Shobaruddin, MA. Kuliah tamu ini membahas terkait pembangunan dan peraturan strategi rekod dan manajemen informasi di organisasi sektor publik maupun bisnis. Acara ini dihadiri dan dibuka secara resmi oleh Prof. Dr. Bambang Supriyono, MS selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya. Sedangkan yang bertugas menjadi moderator adalah Muhammad Rosyihan Hendrawan, S. IP., M.Hum (Sekretaris Galeri Administrasi dan Kearsipan Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya).
Ibu Assoc. Prof. Wan Satirah Wan Mohd Saman Ph.D selaku pemateri pertama menjelaskan tiga bahasan terkait tema pada acara hari ini yaitu 1) memori organisasi, 2) e-corporate memory, dan 3) UiTM corporate memory. Pembahasan pertama dijelaskan bahwa memori merupakan informasi yang diproduksi oleh suatu organisasi atau orang yang memiliki kegunaan pada masa akan datang dan merupakan bagian dari rekod. Kemudian dijelaskan lagi terkait masalah yang berkaitan dengan memori organisasi yaitu 1) memori perusahaan yang terlalu banyak sehingga kesulitan dalam memilah dan temu kembali informasi, 2) memori yang hilang berdampak pada waktu yang tidak efisien dan operasi yang mungkin terhenti, serta faktor penyebab memori organisasi tersebut hilang. Beliau juga menjelaskan fungsi-fungsi penting memori sebuah perusahaan atau organisasi yaitu untuk menyediakan informasi korporasi serta menstimulus kemampuan pegawai. Pembahasan kedua menjelaskan proses e-corporate memory dan penjelasan mengenai contoh dari hal tersebut pada pembahasan ketiga dengan menunjukkan memori organisasi UiTM Malaysia seperti Perpus Tun Abdur Razak, Jabatan Arkib Universiti, dan Galeri Tuanku Nur Zahirah.
Bersambung pada pemateri kedua yaitu Bapak Abdul Cholil menjelaskan mengenai “Managing Personal Data: RIM Strategic Role in Ensuring Compliance”. Pada materi ini dijelaskan 3 pembahasan yaitu 1) tren regulasi industri, yang membahas mengenai General Data Protection Regulation (GDPR) yang diterapkan di Eropa sebagai perlindungan data personal masyarakat, 2) kontribusi manajemen rekod dan informasi, dan 3) contoh kasus terkait tema tersebut seperti kebocoran data pada situs-situs tertentu yang bisa berakibat terhadap penyalahgunaan data dan bagaimana harusnya langkah-langkah menanggulangi kasus tersebut.
Selanjutnya pemateri ketiga yaitu Bapak Assoc. Prof. Dr. Muhammad Shobaruddin, MA menjelaskan mengenai “Organizational Memory and Strategy to Facilitate Organizations Create Innovations for Their Competitive Advantage” yang menjelaskan bahwa pengetahuan saat ini menjadi fokus utama masyarakat dan organisasi sehingga melahirkan berbagai perkembangan keilmuan dengan munculnya istilah seperti Organizational Memory (OM), Knowledege Management (KM), Organizational Learning (OL), dan Innovation Management (IM) yang mana hal tersebut bermanfaat untuk menaikkan keuntungan yang kompetitif bagi organisasi.
