The 3 in 1 Program 2020: Pengenalan Manajemen Rekod dan Informasi: Praktik dan Pengembangan Profesional yang Berkelanjutan
The 3 in 1 Program 2020 Visiting Professor and Professional Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya (FIA UB), resmi dimulai pada Senin, 5 Oktober 2020 dengan rangkaian awal kegiatan yaitu dua sesi kuliah tamu yang berfokus pada Manajemen Rekod dan Informasi (Records and Information Management).
Sesi 1 – Praktik dan Gambaran Manajemen Rekod dan Informasi
Sesi 1 berlangsung pada pukul 09.00-11.00 WIB yang diikuti oleh 420 audien, baik itu Dosen dan Mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan FIA UB melalui platform Zoom dan Live Streaming pada YouTube Prodi Ilmu Perpustakaan FIA UB.
Pada sesi 1 ini, membahas mengenai “Records and Information Management: Overview and Best Practices” yang disampaikan oleh Bapak Abdul Cholil, S.S. (Ketua Umum Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia atau P3RI). Sesi ini dipandu oleh moderator yaitu Bapak Nurjati Widodo, M.AP. (Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi FIA UB).
Acara ini dibuka dengan laporan dari Ketua Pelaksana Program 3 in 1 sekaligus Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi FIA UB, Bapak Assoc. Prof. Dr. Muhammad Shobaruddin, MA. Kemudian dilanjutkan sambutan pembukaan dari Ketua Jurusan Administrasi Publik FIA UB Bapak Assoc. Prof. Andy Fefta Wijaya, Ph.D.
Bapak Abdul Cholil selaku pemateri menyampaikan mengenai gambaran bagaimana mengenali rekod serta apa itu manajemen rekod dan informasi. Pemateri juga menegaskan bahwa manajemen rekod dan informasi memiliki kaitan dengan tata kelola informasi. Lalu dijelaskan pula mengenai tantangan apa saja yang dihadapi pada manajemen rekod yaitu 1) Volume data yang mengalami perkembangan luar biasa, 2) Luasnya ruang lingkup, sebab mengelola rekod elektronik memerlukan kolaborasi berbagai platform dan media, 3) Lingkungan yang rumit dimana diversifikasi teknologi dan kemajuan dalam metode penemuan elektronik menciptakan berbagai masalah rekod elektronik dan manajemen rekod yang rumit sehingga muncul berbagai jenis rekod yang disebabkan perkembangan teknologi, dan 4) Luasnya resiko diluar biaya tradisional dan sanksi litigasi
Kemudian menjelang akhir acara dilanjutkan dengan sesi ice breaking dan tanya jawab, dimana para peserta nampak antusias mengikuti sesi tersebut dengan mengikuti kuis dan mengajukan berbagai pertanyaan terkait materi yang disampaikan.
Sesi 2 – Prinsip, Konsep, serta Standar Manajemen Rekod dan Informasi
Acara bersambung pada sesi ke 2 yang berkisar pada pukul 13.00-15.00 WIB dengan pemateri Assoc. Prof. Wan Satirah Wan Mohd Saman, PhD selaku dosen pada Universitas Teknolgi Mara (UiTM) Malaysia. Sesi ini dipandu oleh moderator yaitu Bapak Assoc. Prof. Dr. Siswidiyanto, MS (Dosen Program Studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi FIA UB). Pada pembukaan acara, moderator menyampaikan pentingnya informasi pada masa kini harus dikelola dengan sebaik-baiknya.
Pemateri yaitu Assoc. Prof. Wan Satirah Wan Mohd Saman, PhD membahas mengenai “Records and Information Management : Core Principles, Concepts and Standards”. Pada pembahasan materi tersebut mengangkat tiga pembahasan yaitu 1) Apa itu manajemen rekod dan informasi, 2) Apa konsep dan prinsipnya?, dan 3) Apa itu standar?. Pada bahasan pertama dijelaskan mengenai gambaran manajemen rekod dan informasi yaitu sebuah kebijakan, sistem, dan prosedur untuk menangkap, membuat, mengakses, mendistribusikan, menggunakan, menyimpan, mengamankan, mengambil, dan memastikan disposisi rekod dan informasi organisasi. Lalu pada bahasan kedua menjelaskan konsep siklus hidup rekod serta prinsip terkait pengelolaan rekod. Kemudian, pada bahasan ketiga dijelaskan mengenai standar pengelolaan rekod dengan memberikan contoh yaitu ISO 15489 (Record Management Standard) dan beberapa standar hukum yang ada di Indonesia seperti UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Menjelang akhir acara, sesi tanya jawab dimulai dengan berbagai pertanyaan kritis dan menarik dari peserta terkait materi yang disampaikan.
