Tim Pengabdian FIA UB, Benahi Pelayanan Kearsipan di Kelurahan Merjosari
MALANG – Tim Pengabdian Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya (FIA UB) memberikan pengetahuan dan wawasan terkait pemberdayaan pelayanan serta tata kearsipan pemerintah desa. Tim terdiri dari Dr. Lely Indah Mindarti, M.Si, Dr. Choirul Saleh, M.Si dan Aulia Puspaning Galih, S.IIP, M.S, melakukan pelatihan dan pendampingan dalam tata kelola arsip pada pemerintah desa di Kelurahan Merjosari Kota Malang. Pelatihan yang digagas oleh dosen FIA UB ini bertujuan memberikan pengetahuan bagi pegawai pemerintahan desa agar memiliki kemampuan mengenai tata kelola pemerintahan desa dan juga melakukan pengarsipan di pemerintahan desa.
Dr. Lely Indah Mindarti, M.Si, mengungkapkan Kelurahan Merjosari dipilih karena merupakan salah satu kelurahan di kecamatan Lowokwaru, kota Malang yang memiliki program dan tujuan untuk memudahkan masyarakat mengakses informasi yang dimiliki dengan bebas. Kelurahan Merjosari memberikan kemudahan bagi masyarakat melalui pembuatan laman yang dapat diakses secara luas di https://kelmerjosari.malangkota.go.id/. “Pada kenyataannya, informasi yang dibutuhkan masyarakat bukan hanya gambaran umum mengenai kelurahan Merjosari, melainkan lebih pada pelayanan publik. Harapannya agar memudahkan masyarakat mendapatkan surat yang mereka inginkan, antara lain pembuatan KTP, surat pindah, surat kelahiran, surat kematian, dan lain sebagainya,” jelas Dr. Lely yang merupakan Ketua Unit Laboratorium Perpustaaan dan Arsip Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.
Sementara Dr. Choirul Saleh, M.Si. menjelaskan, dalam pelaksanaan pemberdayaan dan tata kearsipan kelurahan, tim pengabdian FIA UB telah melaksanakan pemberdayaan dan pelayanan desa berdasarkan UU No.6 tahun 2014 Tentang Desa. Sesuai dengan Undang-Undang ini, kelurahan yang mana merupakan unit pemerintahan setingkat dengan desa yaitu Kelurahan Merjosari yang melingkupi kesatuan masyarakat yang terikat secara hukum seperti Urusan Pemerintah Wajib yang berkaitan dengan pelayanan dasar meliputi sebanyak enam urusan. Lebih lanjut, Tim pengabdian FIA UB juga memberikan pemaparan materi dan sosialisasi terkait Permendagri No.20/2018 yang meliputi anggaran pendapatan dan belanja desa (APB Desa) dan Pengelolaan keuangan desa. Tidak hanya itu, materi dan pelatihan terkait dengan tata arsip juga diberikan, karena Tata kelola pemerintahan tidak akan berjalan lancar apabila penyimpanan dokumen-dokumen penting negara tidak disimpan dan ditata dengan baik, hal ini biasa disebut dengan kearsipan.
“Hasil pemaparan materi dan sosialisasi ini diharapkan memberikan tambahan wawasan dan pengetahuan untuk aparatur Kantor Kelurahan Merjosari agar dapat menjalankan prinsip-prinsip mendasar mengenai pengelolaan keuangan desa berdasarkan No 20/2018 dan implementasinya pada Kantor Kelurahan Merjosari,” jelas Aulia Puspaning Galih, S.IIP, M.S yang merupakan Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.
Para dosen yang tergabung dalam Tim Pengabdian FIA UB juga mengungkapkan bahwa kemajuan teknologi dan informasi dapat dijadikan peluang bagi Kelurahan Merjosari. Diantaranya undangan elektronik atau surat digital yang ditujukan agar terwujud kemudahan dan efektifitas penyebaran informasi.
Contohnya dalam Web APBD yang berhubungan dengan Daerah serta SIMBADA (Sistem Pengelolaan Barang Daerah), serta pemerintah kelurahan merjosari dapat menggunakan teknologi cloud computing sehingga informasi, data maupun dokumen yang dimiliki dapat disimpan dengan sistem keamanan memadai dan temukembali informasi yang mudah dan cepat. Disamping itu, jadwal retensi arsip atau daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
“Sehingga target dalam pengabdian ini dapat tercapai yakni melayani masyarakat dengan efektif dan efisien. Selain itu, arsip yang berada di kelurahan dapat lebih tertata dan mudah dimanfaatkan oleh setiap khalayak,” tutup Dr. Lely Indah Mindarti pada Malang Post. (*/adv/oci/Malang Post)
