UB Adakan ToT Pengelolaan Kearsipan
Wakil Rektor Rektor Bidang Umum dan Keuangan, Para Pemateri dan Peserta ToT Pengelolaan Kearsipan UB
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip merupakan identitas dan jati diri bangsa sehingga arsip perlu dikelola secara tertib dan benar sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan serta peraturan yang berlaku. Mengacu pada hal tersebut, Universitas Brawijaya (UB) menyelenggarakan Training of Trainer (ToT) Pengelolaan Arsip Dinamis Sesuai Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria Kearsipan, Selasa, (20/8/2019), di Ruang Sidang Rektorat Lantai delapan.
Kepala Sub Bagian Kearsipan dan Humas Kotok Gurito, SE menyampaikan, arsip yang dihasilkan wajib dikelola dengan baik agar tercipta, tersedia, terjaminnya arsip akan memudahkan temu kembalinya arsip. Dengan arsip yang tersedia dan tertata dengan baik akan memudahkan masyarakat untuk mendapatkan informasi.
“Kegiatan ini digelar untuk meningkatkan kompetensi SDM bidang kearsipan di lingkungan UB. UB saat ini memiliki 60.000 mahasiswa. Sebagai PTN yang besar pasti memiliki banyak kegiatan yang menghasilkan arsip. ToT ini dimaksudkan untuk melatih para peserta agar mampu mengelola arsip di unit kerja masing-masing dan nantinya diharapkan dapat menularkan ilmunya kepada staf yang lain,” jelas Kotok.
Kotok menambahkan, pertemuan ini juga merupakan salah satu persiapan UB dalam menghadapi audit arsip eksternal yang akan dilakukan oleh ANRI pada tahun 2020 mendatang.
Peserta ToT terdiri dari Kasubag dan Staf Pengelola Arsip Seluruh Unit Kerja di UB
Sementara itu Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Prof. Drs. Gugus Irianto, MSA., Ph.D., Ak dalam sambutannya menyampaikan, pengelolaan kearsipan menjadi prioritas perhatian pada bidang umum dan keuangan. Ia berharap arsip konvensional dapat secara bertahap dikelola secara digital.
“Pelayanan administrasi umum dan surat menyurat mengkonsumsi waktu yang tidak sedikit, karena ratusan surat harus diproses setiap harinya. Bila kita dapat meminimumkan tugas repetitif administratif, maka pimpinan dapat memanfaatkan sisa waktu untuk memikirkan kepentingan yang lebih strategis. UB memiliki prodi Perpustakaan dan Kearsipan untuk memberi pendampingan. Semoga para peserta dapat menjadi pioneer di masing-masing unit untuk pemgelolaan arsip yang lebih baik, dan UB dapat menjadi PT model dalam pengelolaan kearsipan,” papar Prof. Gugus.
Jumlah peserta TOT ini 80 orang terdiri para Kasubag dan Pengelola Arsip Kantor Pusat, Fakultas, Lembaga dan Unit di lingkungan UB. Narasumber yang dihadirkan yaitu Dosen Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Administrasi UB Muhammad Rosyihan Hendrawan, SIP., M.Hum yang menyampaikan materi “Penyelenggaraan dan Pengawasan Kearsipan di Perguruan Tinggi”, serta Ketua Program Studi Kesekretariatan Pendidikan Vokasi UB Sovia Rosalin, S.Kom., S.AP., M.AB yang menyampaikan materi “Pengelolaan Arsip Dinamis”. Selain itu juga dilakukan praktek pemberkasan arsip. [Irene/Humas UB]
