Kuliah Tamu Penerapan ISO sebagai Pedoman Kerja bagi Profesional Informasi
Rangkaian awal kegiatan The 3 in 1 Program 2019 Visiting Professor and Professional Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya (FIA UB), resmi dimulai pada Senin, 9 September 2019 dengan diawali kegiatan dua sesi kuliah tamu yang difokuskan untuk Mata Kuliah Tata Kelola Informasi (information governance).
Pemateri, Dekan FIA UB dan Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan FIA UB berfoto bersama
Sesi I dilangsungkan pada pukul 09.00-11.30 WIB khusus untuk mahasiswa baru angkatan 2019 dan Sesi II dilangsungkan pada pukul 13.00-15.30 WIB untuk mahasiswa semester 3 s.d 7 yang diselenggarakan di Ruang Auditorium lantai 10 Gedung E, Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya.
Ibu Hani Qonitah, M.IMS menyampaikan materi pada sesi 1
Ibu Hani Qonitah, M.IMS menyampaikan materi pada sesi 2
Kuliah tamu kali ini membahas judul “Implementasi Internasional Standard Organization (ISO) Sebagai Pedoman Kerja bagi Professional Manajemen Rekod dan Informasi” yang dibawakan Ibu Hani Qonitah, M.IMS yang merupakan Information Specialist ExxonMobil Indonesia. Kuliah tamu tersebut dipandu oleh seorang moderator di setiap sesi, pada sesi 1 dimoderatori oleh I Gede Eko Putra Sri Sentanu, Ph.D yang merupakan Dosen Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya dan pada sesi 2 dimoderatori oleh Aulia Puspaning Galih S.IIP.MS selaku Dosen Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya.
Acara ini dihadiri dan dibuka secara resmi oleh Prof. Dr. Bambang Supriyono, MS selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, dan dihadiri oleh Welmin Sunyi Ariningsih, M.Lib Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya dan staf ahli Perpustakaan Universitas Brawijaya, Dr. Muhammad Shobaruddin, MA selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakan Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, dan Muhammad Rosyihan Hendrawan, M.Hum selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakan Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya.
Acara diawali oleh sambutan dari Dr. Muhammad Shobaruddin, MA yang menyampaikan “Tata kelola informasi mencakup semangat dan inovasi dalam mengelola informasi yang berkualitas dan meningkatkan nilai informasi pada organisasi. Dalam hal ini, tata kelola informasi meliputi dua sektor yaitu informasi sektor publik dan bisnis.” Selain itu Prof. Dr. Bambang Supriyono, MS dalam sambutannya berpesan bahwa “Belajar Ilmu Perpustakaan tidak bisa dipisahkan dengan data, informasi serta pengetahuan kolektif yang menjadi fokus dan tentu saja dituntut menguasai teknologi informasi yang berkembang.” Beliau juga menyampaikan bahwa “Saat ini lapangan pekerjaan untuk lulusan Ilmu Perpustakaan sangat luas, maka dari itu kita harus memanfaatkan sebaik-baiknya, jangan gagal fokus, karena gagal fokus akan mebuat ketertinggalan.”
Ibu Hani Qonitah, M.IMS selaku pemateri menegaskan bahwa ISO dapat diterapkan baik di sektor swasta maupun sektor publik, di sektor publik mayoritas diadopsi menjadi Standar Nasional Indonesia atau dalam bentuk suatu kebijakan, di era information explosure saat ini ISO dapat dijadikan sebagai alat untuk memecahkan masalah informasi. Bagi information specialist menggunakan ISO 15489 mengenai record management standard, dikarenakan sifatnya yang practice, sedagkan ISO 30300 digunakan untuk tataran strategis pengambilan keputusan contohnya pemilik perusahaan. ISO 30300 merupakan standar paling tinggi dalam manajemen rekod (record management) karena berhubungan dengan kebijakan dan arah strategis organisasi, sedangkan ISO 15489 berfokus pada pengelolaaan sistem rekod.
Pada ISO 30300 berisi mengenai 1) misi sebuah organisasi untuk mencapai sasaran di mana suatu organisasi dibangun; 2) visi sebagai aspirasi organisasi untuk mencapai sasaran di masa depan dan dimaksudkan untuk memberikan pedoman yang jelas untuk melakukan tindakan; 3) objektivitas mengenai hal-hal khusus mengenai tujuan yang ingin dicapai; dan 4) strategi sebagai rencana keseluruhan dan arahan untuk mencapai satu tujuan yang menjadi target sebuah organisasi. Sedangkan ISO 15489 berkaitan dengan kebijakan, prosedur, dan transaksi. Sehingga dengan implementasi ISO dalam profesi manajemen rekod dapat meningkatkan kemampuan dan kesadaran para profesional untuk mempersiapkan diri dalam menghadapi masa depan yang semakin dinamis.
Ibu Hani Qonitah, M.IMS Berdiskusi dengan Peserta Mahasiswa Baru
Pada akhir acara Ibu Hani Qonitah, M. IMS mengadakan games dan diskusi, dimana peserta secara berkelompok mempresentasikan impian masing-masing mengenai pekerjaan profesional informasi di masa depan, baik di lembaga publik dan bisnis serta memberikan standar apa saja yang harus dilakukan jika menjadi profesional di bidang manajemen rekod di masa depan. (Anggito/HMPIP/FIA UB)
