Online International Guest Lecture: Praktik dan Klinik Riset pada Manajemen Rekod dan Informasi
Hari kelima kegiatan 3 in 1 Program tahun 2020 Visiting Professor and Professional Program Studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi, Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya diikuti oleh mahasiswa dan dosen, melalui platform Zoom dan Youtube live pada hari Jum’at, 9 Oktober 2020. Tema hari ke lima ini yaitu “Best Practice Clinic : Managing Electronic Records and Strategies” dan “Research and Community Services Clinic : Research and Community Services in Records and Information Management Fields”. Hal yang membedakan pertemuan kali ini adalah, mahasiswa yang sudah dibagi kelompoknya, mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya atas kasus-kasus tertentu di bidang manajemen rekod. Hasil yang dipresentasikan oleh kelompok ini, didorong untuk dijadikan bahan diskusi antar kelompok.
Di rangkaian hari kelima ini materi diberikan oleh dua pemateri. Pemateri pertama adalah Dosen Praktisi yakni Bapak Abdul Cholil selaku Ketua P3RI. Pemateri kedua adalah Dosen Profesor/Senior (tamu) Assoc. Prof. Wan Satirah Wan Mohd Saman Ph.D yang berasal dari University Teknologi Mara (UiTM) Malaysia. Kuliah tamu ini membahas praktik mengenai tantangan yang dihadapi saat melakukan pekerjaaan seorang manajer rekod, serta peran mahasiswa dalam riset dan pelayanan komunitas di bidang manajemen rekod dan informasi. Pada materi pertama, Ibu Anita Tri Widiyawati, SS., MA., menjadi moderator yang mengawal jalannya acara, sedangkan di acara kedua, Bapak Bayu Amengku Praja, S.Mn., M.Si yang menjadi moderator.
Di sesi pertama ini, pemateri Bapak Abdul Cholil memberikan kesempatan pada mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya yang menjadi peserta kegiatan 3 in 1 ini untuk memaparkan hasil diskusi kelompoknya atas studi kasus mengenai tantangan yang dihadapi oleh mahasiswa saat menjadi manajer rekod. Tantangan yang dihadapkan pada tim mahasiswa adalah saat mereka harus mengelola rekod elektronik dengan kasus berupa overwhelming data : 1) 80,000 akun; 2) Data dengan berbagai format; 3) Volume data hingga 400 terabyte; 4) Data dengan kepemilikan sudah tidak jelas (pemiliknya sudah meninggalkan perusahaan, dan lain-lain). Dalam kasus ini, mahasiswa harus mengurus overwhelming data yang berupa surat elektonik pegawai, folder pribadi pegawai, folder departemen, serta berbagai folder yang berkaitan dengan pekerjaan.
Dari hasil presentasi, terlihat bahwa mahasiswa memiliki cara pandang yang berbeda-beda dalam menyelesaikan tantangan yang diberikan. Ada yang berfokus pada penguatan konsep keilmuan dari individu manajer rekod, hingga optimalisasi penggunaan perangkat lunak pengelolaan rekod. Baik yang sudah ada, maupun yang dibuat sendiri. Seluruh presentasi mendapatkan komentar dari Pak Abdul Cholil. Kemudian, beliau membicarakan mengenai teknologi yang digunakan dalam menghadapi tantangan overwhelming data dan unstructured record yang akan dialami oleh manajer rekod. Sebagai tambahan bagi mahasiswa, beliau menekankan bahwa apa yang disampaikannya bukanlah kebenaran mutlak, melainkan solusi terbaik yang beliau peroleh selama menjalani pekerjaannya sebagai manajer rekod. Jika dikemudian hari mahasiswa mampu menemukan solusi yang lebih baik, maka gunakan hal tersebut, karena fokus dari pekerjaan mereka kedepannya adalah bagaimana manajer rekod bisa mengelola arsip elektronik dan selalu mampu menyertai tantangan yang ada.
Pada sesi kedua yang disampaikan oleh Assoc. Prof. Wan Satirah Wan Mohd Saman Ph.D., beliau menjelaskan mengenai “Research and Community Services in Records and Information Management Fields”, dengan kegiatan utama berupa sharing kegiatan pelayanan atau praktek keilmuan pada komunitas yang berupa organisasi, perusahaan atau masyarakat. Kegiatan ini bisa berupa kegiatan kesukarelawanan yang gratis, hingga magang yang dibayar. Fokus dari pengenalan service community ini adalah ajakan kepada mahasiswa untuk melakukan “aplikasi” atas ilmu yang sudah dimiliki, dengan tujuan untuk memberikan amalan manfaat sebesar-besarnya kepada masyarakat umum.
