Resensi buku Pengantar Kearsipan : Dari Isu Kebijakan ke Manajemen karya Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chazienul Ulum

Pagi smart people, semoga semakin aktif membaca, menulis dan diberi kesehatan tentunya. Berikut kami bagikan resensi buku Pengantar Kearsipan : Dari Isu Kebijakan ke Manajemen karya Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chazienul Ulum

Muhammad Rosyihan Hendrawan , SIP., M.Hum. merupakan Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya. Beliau lulus Program Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga, kemudian menyelesaikan Program Magister Ilmu Perpustakaan dan Informasi di Universitas Indonesia. Beliau aktif menulis di jurnal nasional maupun internasional. Pernah menjadi pembicara di Library and Information International Conference di Quezon City, Filipina, the International Conference on Record and Libraries di UNAIR Surabaya, Semiloka Kepustakawanan Indonesia di UPI Bandung, Business and Information International Conference di Bali dan beberapa forum ilmiah lain. Beliau saat ini menjabat sebagai Tim Ketahanan Arsip dan Tim Penilai Jabatan Fungsional Arsiparis Universitas Brawijaya dan Sekretaris Fadel Muhammad Resource Center Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.

Mochamad Chazienul Ulum, S.Sos., MPA. merupakan Dosen Administrasi Publik di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya. Beliau menyelesaikan Program Sarjana Administrasi Negara di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, dan melanjutkan pendidikan Program Magister Public Administration, Faculty of Management Sciences, Prince of Songkla University, Thailand. Beberapa buku yang ditulis oleh beliau, Leadership (Dinamika Teori – Pendekatan dan Isu Strategis Kepemimpinan Sektor Publik), Manajemen Bencana (Pengantar Pendekatan Proaktif), Perilaku Organisasi (Menuju Orientasi Pemberdayaan), Environmental Governance (Isu, Kebijakan dan Tata Kelola Lingkungan Hidup).

Kearsipan muncul sebagai solusi terhadap beberapa permasalahan yang ada saat ini. Arsip seharusnya menjadi sumber informasi. Maka pengelolaan arsip itu penting sekali. Sebab arsip merupakan informasi dari suatu kegiatan administrasi. Arsip merupakan refleksi dan rekaman dari perjalanan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.

Ketika arsip surat perintah 11 Maret (Supersemar) tahun 1966 hilang, hal yang demikian menjadi pukulan telak bagi arsiparis dan negara Indonesia. Saat kasus sengketa antara Malaysia dan Indonesia terkait dengan masalah Pulau Sipadan dan Ligitan di Kalimantan Timur. Dimana akhirnya Indonesia harus mengakui kekalahan di Mahkamah Internasional, sebab bukti yang dimiliki oleh Indonesia lebih sedikit dari Malaysia. Pentingnya arsip bukan hanya untuk negara saja, melainkan untuk setiap individu. Seorang Dahlan Iskan yang menjadi terdakwa kasus dugaan korupsi, karena masalah administrasi bisa menjadi contoh nyata dan kekinian.

Kebijakan kearsipan merupakan kebijakan yang mengatur segala hal terkait pelaksanaan manajemen kearsipan sebuah lembaga. Records management (manajemen arsip dinamis) menekankan pentingnya kebijakan dengan penetapan, pendokumentasian, pemeliharaaan, penyebarluasan kebijakan, baik prosedur maupun praktik pengelolaan arsip dinamis, untuk akuntabilitas, maupun informasi tentang kegiatan yang dilaksanakan.

Menurut Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip ialah rekaman kegiatan atau peristiwa, dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, berbangsa dan bernegara. Sedangkan kearsipan ialah hal-hal yang berkaitan dengan arsip.

Berdasarkan ancangan kontinental dari Belanda, Arsip berdasarkan fungsinya ada dinamis (records) dan statis (archives). Arsip dinamis dibagi menjadi tiga yaitu, aktif, in-aktif, dan vital. Aktif frekuensinya sering digunakan, sementara in-aktif sudah jarang digunakan dan untuk yang vital, tak tergantikan. Bagaimana perasaan kita ketika benda yang dibutuhkan, kemudian ternyata sulit ditemukan? Inilah pentingnya menyusun arsip secara baik dan teratur. Manajemen rekod dan arsip yang efektif adalah syarat, untuk tata kelola pemerintahan yang baik, penegakan hukum yang adil, transparansi administrasi, preservasi dan konservasi memori kolektif yang dimiliki umat manusia, dan merupakan akses bagi warga menuju informasi.

Panjang pendeknya jangka penyimpanan arsip, sangat tergantung pada nilai guna, keunikan, dan ketentuan perundang-undangan. Ada tiga cara melindungi sebuah arsip, yaitu penganggandaan (duplication), pemencaran (dispersal), dan penyimpanan dengan peralatan khusus (vaulting). Dipertahankan atau tidaknya sistem kearsipan, ditentukan dari manfaat sistem yang ada. Sistem yang baik, ialah sistem yang menjamin kecepatan dalam menemukan kembali. Sistem yang memberikan perbandingan terbaik antara usaha, waktu, tenaga, pikiran, dengan hasil yang diperoleh.

Retensi atau penyusutan arsip merupakan kegiatan untuk mengurangi jumlah arsip, baik dengan cara pemindahan arsip dinamis in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, maupun penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Nilai guna arsip terbagi menjadi dua, yaitu primer dan sekunder. Primer berarti masih berguna bagi kepentingan organisasi, seperti untuk administrasi, bukti hukum, maupun memori organisasi. Sementara yang sekunder, mungkin sudah tidak berguna bagi organisasi, tetapi memiliki kegunaan yang lebih luas, untuk kepentingan sejarah dan bangsa.

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) merupakan aplikasi otomasi kearsipan, suatu aplikasi yang dirancang dalam menangani pengelolaan arsip dinamis dan statis di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), serta dapat digunakan oleh lembaga pemerintah maupun perguruan tinggi.

Definisi arsip menurut International Council on Archives (ICA) merupakan informasi yang terekam, dibuat atau diterima dalam memulai, menjalankan, menyelesaikan kegiatan institusi atau individu yang terdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup, untuk memberikan bahan bukti kegiatan. Arsip elektronik merupakan arsip yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik, yang dapat diakses maupun diubah. Manajemen arsip elektronik merupakan solusi atas persoalan arsip yang kini semakin menumpuk.

Dalam kegiatan kearsipan terdapat beberapa elemen penting, yaitu sistem, Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan, kelembagaan, dan sarana prasarana. SDM merupakan yang terpenting. Sebab dengan SDM yang handal, semua elemen yang ada dapat bergerak secara optimal. Maka dalam sebuah organisasi, peran arsiparis sangat vital.

Buku berjudul “Pengantar Kearsipan : Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen” ini ditujukan untuk Pemerintah, Arsiparis, Tenaga Pengelola Kearsipan, Mahasiswa dan Akademisi berbagai bidang, baik bidang Kearsipan, Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Administrasi Publik, serta bidang – bidang lainnya. Sebenarnya setiap bidang membutuhkan arsip, baik perpajakan, kedokteran, perbankan, dan lain sebagainya. Dengan buku ini, semoga kita dapat menyadari pentingnya arsip bagi kehidupan, lembaga, organisasi, manusia.

Oleh Student Employee Fmrc Fia UB: Aldi Rahman Untoro
Courtesy to Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chazienul Ulum
Deskripsi bibliografis buku ini dapat diakses di link

http://fia.ub.ac.id/lama/katalog/index.php…
http://bookstore.ub.ac.id/…/pengantar-kearsipan-dari-isu-k…/